SOP MK (MANEJEMEN KONSTRUKSI)

STANDARD OPERATION PROCEDURES (SOP) DAN FORMAT FORMAT PELAKSANAAN PEKERJAAN : MANAJEMEN KONSTRUKSI LOGO OWNER PROYEK : ­­­­__________________________________________ www.wawanscib.com DAFTAR ISI I. II. III. IV. V. VI. Pendahuluan ………………………………………………………………… Konsep Konsultan Manajemen Konstruksi 2.1 Umum………………………………………………..………………………. 2.2 Konsep Penanganan Manajemen Konstruksi…………………………… Lingkup Layanan Jasa Manajemen Konstruksi 3.1 Struktur Organisasi Proyek................................................................... 3.2 Struktur Organisasi Manajemen Konstruksi......................................... Lingkup Layanan Jasa Manajemen Konstruksi 4.1 Umum ……………………………………………………………………… 4.2 Lingkup Tugas Manajemen Konstruksi…………………………………. 4.2.1 Tahap Perencanaan…………………..……………………………….. 4.2.2 Tahap Pelelangan……………………………………………………… 4.2.3 Tahap Konstruksi………………………………………………………. 4.2.4 Tahap Pemeliharaan ………………………………………………….. Standard Operation Procedure (SOP) …………………………………….. Sistem Pelaporan 6.1 Umum ………………………………………………………………………. 6.2 Laporan Harian…………………………………………………………….. 6.3 Laporan Mingguan ………………………………………………………… 6.4 Laporan Bulanan Konsultan………………………………………………. 6.5 Laporan Penyelesaian Akhir……………………………………………… 6.6 Laporan Kemajuan Pekerjaan……………………………………………. 6.7 Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan dan Pembayaran……………… 6.8 Rapat Koordinasi…………………………………………………………... 1 2 2 3 4 4 4 5 8 9 11 11 11 12 13 13 14 14 1. BAB I PENDAHULUAN Manual proyek adalah sebuah buku pedoman yang digunakan sebagai panduan Konsultan Perencana, Konsultan Manajemen Konstruksi, Kontraktor maupun Sub-Kontraktor dalam pelaksanaan proyek di lapangan. Tujuan dibuatnya manual proyek ini adalah : 1. Mempermudah proses komunikasi bagi Konsultan Perencana, Konsultan Manajemen Konstruksi, Kontraktor maupun Sub-Kontraktor. 2. Mempermudah proses pelaksanaan proyek di lapangan bagi Konsultan Perencana, Konsultan Manajemen Konstruksi, Kontraktor maupun Sub-Kontraktor. 3. Mempermudah Konsultan Manajemen Konstruksi dalam mengawasi dan mengevaluasi progress pekerjaan yang dilakukan oleh Kontraktor dan Sub-Kontraktor maupun Konsultan Perencana. Cara menggunakan manual proyek ini adalah dengan membaca proses yang dibuat dalam Standard Operation Procedure (SOP) dan menggunakannya pada saat pelaksanaan proyek di lapangan dengan cara mengisi Work Instruction (WI) pada lampiran-lampiran. Adapun isi dari manual proyek yang terdiri 6 bab tersebut adalah sebagai berikut ini. Bab 1 berisi tentang definisi dari manual proyek, tujuan, cara menggunakan serta isi dari manual proyek itu sendiri. Bab 2 berisi konsep tentang Manajemen Konstruksi yang akan diterapkan oleh Konsultan Manajemen Konstruksi. Bab 3 berisi tentang struktur organisasi baik di proyek maupun struktur organisasi Konsultan Manajemen Konstruksi di lapangan. Bab 4 berisi tentang lingkup layanan yang diberikan oleh Konsultan Manajemen Konstruksi. Bab 5 berisi tentang Standard Operation Procedure (SOP) dan Work Instruction (WI) Bab 6 berisi tentang Sistem Pelaporan yang akan dilaksanakan selama proyek berlangsung. 2. BAB II KONSEP KONSULTAN MANAJEMEN KONSTRUKSI Konsultan Manajemen Konstruksi pada dasarnya bukanlah kelompok produksi sebagaimana Perencana dengan hasil rancangannya dan Kontraktor dengan wujud gedungnya, namun merupakan unsur yang diperlukan untuk pengendalian jalannya suatu proyek. Karena kegiatan ini sangat menentukan efisiensi dan efektifitas proyek serta penentuan kualitas proyek, maka Konsultan Manajemen Konstruksi akan memberikan konsep tentang Manajemen Konstruksi yang akan diterapkan dalam pelaksanaan proyek di lapangan. Adapun penjelasan dari konsep tersebut akan dijabarkan pada sub bab-sub bab di bawah ini. 2.1 Umum Jasa Manajemen Konstruksi merupakan jasa yang dilibatkan dari tahap perencanaan (design), tahap pelelangan (procurement) hingga tahap konstruksi (construction). Bedanya dengan jasa Manajemen Proyek adalah bahwa jasa Manajemen Proyek dimulai sejak tahap Pre-Feasibility Study sampai dengan tahap Operation and Maintenance. Secara garis besar, regulasi Kimpraswil (Keputusan Dirjen Cipta Karya No. : 295/KPTS/CK/1997 tanggal 1 April 1997 tentang Pedoman Teknis Pembangunan Bangunan Gedung Negara) menyebutkan bahwa Jasa Manajemen Konstruksi digunakan untuk pekerjaan yang melibatkan lebih dari satu kontraktor (multicontractor), serta dilaksanakan secara bertahap (multiyears). Khusus untuk proyek Pemerintah, Jasa Manajemen Konstruksi perlu memperhatikan hal-hal berikut ini. - Pengadaannya dari tahap perencanaan sampai dengan serah terima ke II pekerjaan konstruksi fisik - Berfungsi melaksanakan pengendalian pada tahap perencanaan dan tahap konstruksi, baik di tingkat program maupun di tingkat operasional - Melaksanakan tugas-tugas dan bertanggung jawab secara kontraktual kepada Pimpro/Pimbagpro - Tidak dapat merangkap sebagai Konsultan Perencana pada pekerjaan yang bersangkutan - Untuk Pekerjaan : · Bangunan lebih dari 4 lantai, dan atau · Luasnya lebih dari 5000 m2, dan atau · Bangunan khusus, dan atau · Lebih dari 1 konsultan/kontraktor (multikontraktor) dan atau · Yang dilaksanakan secara bertahap tidak dapat selesai dalam satu tahun anggaran (multiyears) Jasa Manajemen Konstruksi juga melaksanakan kegiatan pengawasan yang biasanya merupakan tugas konsultan Pengawas pada proyek yang tidak menggunakan Konsultan Manajemen Konstruksi. Dan ia tidak dapat merangkap sebagai Konsultan Perencana untuk pekerjaan yang bersangkutan. 2.2 Konsep Penanganan Manajemen Kostruksi Banyak proyek konstruksi di Indonesia khususnya proyek pemerintah dan proyek yang dilaksanakan oleh BUMN, dalam pelaksanaannya menggunakan pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini pemilik mempekerjakan perancang profesional (arsitek/perencana) dan suatu kontraktor pada kontrak terpisah. Perancang profesional awalnya mempersiapkan rencana dan spesifikasi. Kontraktor tunggal kemudian dikontrak untuk melaksanakan konstruksi. Pekerjaan dapat dilakukan oleh kontraktor ini sendiri atau di-subkontrakkan kepada kontraktor-kontraktor lain. Sebagai konsultan, bisa jadi konsultan perencana yang sama yang mempersiapkan desain, mengerjakan beberapa pemeriksaan, monitoring, dan pengendalian pada tahap konstruksi. Untuk tahapan pelaksanaan proyek dengan pendekatan tradisional dapat terlihat pada gambar 2.1. serta pendekatan kontraktual secara tradisional terlihat pada gambar 2.2. Keputusan Perencanaan Konstruksi Kriteria Pemilik Perencanaan Skematis Dokumen Perencanaan & Konstruksi Evaluasi Tender Biaya Yes No Konstruksi Fase 1 - Studi Kelayakan - Pemilihan Lokasi - Perkiraan biaya - Keuangan & Program Fase 2 - Perencanaan Awal - Dokumen Perencanaan & Konstruksi Akhir - Perencanaan Ulang Fase 3 - Konstruksi Sumber : Haltenhoff Gambar 2.1. Pendekatan tradisional pada pelaksanaan proyek konstruksi[1] Pemilik Perencana Kontraktor Utama Sub-Kontraktor Pekerjaan Yang Dikerjakan Kontraktor Utama TRADISIONAL - Perencanaan terpisah - Satu kontraktor utama - Beberapa sub-kontraktor - Harga tetap, harga satuan, maksimum jaminan, atau kontrak konstruksi berdasarkan harga ditambah jasa tetap - Biaya jasa profesi yang telah dinegosiasi untuk jasa perencanaan Gambar 2.2. Pendekatan kontraktual secara Tradisional [2] Berdasarkan penjelasan di atas menunjukkan bahwa dengan pendekatan secara tradisional, tugas konsultan maupun kontraktor tidak jelas (misal : konsultan perencana bisa merangkap menjadi pengawas) yang akan berpengaruh pada kinerja proyek secara keseluruhan. Untuk itulah maka perlu digunakan jasa Manajemen Konstruksi dengan harapan bahwa beban owner (pemilik proyek) menjadi lebih ringan karena sudah terwakili oleh jasa Manajemen Konstruksi, tugas dan peran masing-masing stakeholder jelas (baik konsultan maupun kontraktor), serta pelaksanaan proyek dapat terlaksana dengan baik. Selain itu pendekatan dengan jasa Manajemen Konstruksi memungkinkan untuk adanya percepatan (fast-tracking) pelaksanaan pekerjaan proyek. Gambar 2.3 dan 2.4 menunjukkan apa yang membedakan antara pendekatan Manajemen Konstruksi dengan pendekatan tradisional. Kriteria Pemilik Skema Rancangan Awal Skema Rancangan Akhirl Rancangan M & E Rancangan Struktur Tender Tender Rancangan Pondasi Tender Konstruksi Penyelesaian Sebagian Penyelesaian Konstruksi Penggunaan No No No Yes Biaya Yes Biaya Yes Biaya Konstruksi Konstruksi Penggunaan Seluruhnya Rancangan Keputusan Konstruksi Sumber : Haltenhoff Gambar 2.3. Pendekatan Manajemen Konstruksi pada pelaksanaan proyek konstruksi[3] Pemilik Perencana Manajemen Konstruksi Sejumlah kontraktor yang berdiri sendiri CONSTRUCTION MANAGEMENT - Terdapat tiga pihak dari tim, pemilik, perencana, dan manajemen konstruksi - Harga tetap atau negosiasi sendiri kontrak konstruksi secara langsung dengan pemilik - Manajemen Konstruksi bertindak sebagai agen pemilik untuk tingkat pendelegasian - Negosiasi pembayaran secara profesional untuk jasa manajemen konstruksi - Negosiasi pembayaran secara profesional untuk jasa perencanaan Gambar 2.4. Pendekatan kontraktual alternatif : Manajemen Konstruksi Profesional[4] 3. BAB III STRUKTUR ORGANISASI 3.1 Struktur Organisasi Proyek KONSULTAN PERENCANA HUBUNGAN KONTRAKTUAL HUBUNGAN FUNGSIONAL HUBUNGAN STRUKTURAL MANAJEMEN KONSTRUKSI PEMIMPIN PROYEK TIM TEKNIS & ADMINISTRASI BENDAHARA PROYEK Owner KONTRAKTOR PEMASOK Gambar 3.1. Struktur Organisasi Proyek 3.1.1 Owner (Pemilik Proyek) Fungsi dari Owner (Pemilik Proyek) adalah melakukan pembayaran atas prestasi pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh penyedia jasa konstruksi (konsultan perencana, konsultan manajemen konstruksi, dan kontraktor) berdasarkan perjanjian yang telah disepakati bersama. Sedangkan Owner (Pemilik Proyek) itu sendiri terdiri dari : 1. Pimpro / Pimbagpro Berfungsi menyelenggarakan kegiatan proyek pembangunan bangunan gedung dan bertanggung jawab secara fisik maupun keuangan kepada pemimpin Pemegang Mata Anggaran yang menetapkannya. 2. Bendaharawan Proyek Berfungsi membantu Pimpro/Pimbagpro dalam melaksanakan pengelolaan keuangan proyek dan bertanggung jawab secara operasional kepada Pimpro/Pimbagpro. 3. Tim Teknis dan Administrasi Proyek Berfungsi membantu Pimpro/Pimbagpro dalam mengelola kegiatan teknis proyek/bagian proyek selama pembangunan bangunan gedung pada setiap tahap baik di tingkat program maupun di tingkat operasional serta melaksanakan pengelolaan administrasi proyek. Bertanggung jawab secara operasional kepada Pimpro/Pimbagpro. 3.1.2 Konsultan Perencana Fungsi dari Konsultan Perencana adalah : 1. Melaksanakan pengadaan dokumen perencanaan dan dokumen untuk pelaksanaan konstruksi. 2. Memberikan penjelasan serta saran penyelesaian terhadap persoalan perencanaan yang timbul selama tahap konstruksi 3. Melaksanakan tugas-tugas dan bertanggung jawab secara kontraktual kepada Pimpro/Pimbagpro 3.1.3 Konsultan Manajemen Konstruksi Fungsi Konsultan Manajemen Konstruksi adalah : 1. Melaksanakan kegiatan pengawasan yang biasanya merupakan tugas konsultan Pengawas pada proyek yang tidak menggunakan Konsultan Manajemen Konstruksi. 2. Melaksanakan pengendalian pada tahap perencanaan dan tahap konstruksi, baik di tingkat program maupun di tingkat operasional 3. Melaksanakan tugas-tugas dan bertanggung jawab secara kontraktual kepada Pimpro/Pimbagpro 4. Tidak dapat merangkap sebagai Konsultan Perencana pada pekerjaan yang bersangkutan 3.1.4 Kontraktor Kontraktor berfungsi untuk : 1. Melaksanakan konstruksi fisik pada tahap pelaksanaan. 2. Melaksanakan tugas-tugas dan bertanggung jawab secara kontraktual kepada Pimpro/Pimbagpro 3.2 Struktur Organisasi Manajemen Konstruksi Struktur Organisasi Konsultan Manajemen Konstruksi baik di head office maupun di site dapat dilihat pada gambar 3.1. PROJECT DIRECTOR Penanggungjawab Kontrak dan Proyek PROJECT MANAGER Koordinator Tim MK SITE MANAGER Penanggungjawab Lapangan Administrasi Proyek Administrasi & Produksi Dokumen Administrasi Lapangan Administrasi & Produksi Dokumen CHIEF SPV ARS ENGINEERING Architect Structural Mekanika Elektrikal Koordinasi & Masukan Teknis CHIEF SPV STRUKTUR CHIEF SPV M/E Head office Site office SPV ARS SPV STR SPV M/E Gambar 3.2. Struktur Organisasi Konsultan Manajemen Konstruksi Sedangkan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing personil adalah sebagai berikut ini. 3.2.1 Project Director Mempunyai tugas dan tanggung jawab : a. Secara umum Project Director mendapat kepercayaan penuh dari Perusahaan untuk menjalankan kebijaksanaan yang ditetapkan perusahan untuk menjalankan kebijaksanaan yang ditetapkan perusahaan sehubungan dengan pekerjaan Manajemen Konstruksi pada proyek ini. b. Project Director bertugas mewakili perusahaan dalam hal komunikasi dan koordinasi dengan pemilik proyek selama melaksanakan proyek. c. Project Director bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pekerjaan penugasan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang diatur dalam kontrak. 3.2.2 Project Manager Mempunyai tugas dan tanggung jawab : a. Mempersiapkan sistem quality dan analisis proyek dengan cara package project b. Menjelaskan kepada Tim Proyek mengenai QA prosedur dan QC prosedur. c. Mengatur sistem pelaksanaan proyek d. Membuat master schedule e. Menjaga dan menjamin quality status dari proyek f. Mempersiapkan laporan-laporan progress dari setiap bagian g. Memberikan laporan dan bertanggung jawab kepada Project Director / Operation Director 3.2.3 Engineering Mempunyai tugas dan tanggung jawab : a. Mereview dan mengevaluasi dokumen-dokumen perencanaan yang dihasilkan oleh Konsultan Perencana b. Mereview dan mengevaluasi gambar-gambar design pelaksanaan yang telah disiapkan oleh Kontraktor agar kualitas pelaksanaan tetap baik 3.2.4 Site Manager Mempunyai tugas dan tanggung jawab : a. Memberikan laporan dan bertanggung jawab kepada PM (Project Manager) b. Mempersiapkan laporan-laporan progress weekly report dan monthly report c. Membuat/mempersiapkan weekly schedule untuk progress pekerjaan d. Mempersiapkan Quaity Control prosedur dan Quality Assurance prosedur e. Memberikan pengarahan kepada chief supervisor yang dipimpinnya f. Review schedule dengan sistem “S” curve g. Membantu PM dalam evaluasi package system h. Membantu PM dalam mempersiapkan contract package system 3.2.5 Chief Supervisor Mempunyai tugas dan tanggung jawab : a. Memberikan laporan dan bertanggung jawab kepada Site Manager b. Memberikan pengarahan kepada supervisor yang dipimpinnya 3.2.6 Supervisor Mempunyai tugas dan tanggung jawab : a. Memberikan laporan dan bertanggung jawab kepada Chief Supervisor b. Memberikan pengarahan kepada kontraktor di lapangan c. Memberikan bahan-bahan untuk laporan mingguan (weekly report) d. Mencatat kemajuan pekerjaan setiap hari (all report) dalam bentuk prosentase e. Menyusun sample-sample material yang dipersiapkan oleh Kontraktor f. Melaksanakan test material sesuai dengan prosedur yang ada (technical specification) g. Mengawasi hasil pekerjaan kontraktor agar sesuai dengan gambar dan spesifikasi yang ada h. Bila dipandang perlu minta kepada kontraktor pelaksana untuk mempersiapkan shop drawing untuk mendapatkan persetujuan dari Konsultan Perencana 3.2.7 Administrasi Proyek Fungsinya adalah : a. Memberikan laporan dan bertanggung jawab kepada Project Manager tentang masalah administrasi proyek b. Mempersiapkan bahan-bahan untuk back-up data invoice ke owner c. Bekerjasama dengan Engineer di dalam mempersiapkan paket-paket pekerjaan d. Mempersiapkan surat perjanjian/kontrak kerja kepada masing-masing kontraktor/specialist e. Memeriksa kelengkapan administrasi invoice kontraktor sebelum disetujui oleh Project Manager f. Mengadakan koordinasi kerja dengan masing-masing Site Manager g. Bekerjasama dengan Site Manager di dalam mempersiapkan laporan (Weekly Report dan Monthly Report) 4. BAB IV LINGKUP LAYANAN JASA MANAJEMEN KONSTRUKSI 4.1 Umum Layanan jasa Manajemen Konstruksi dalam suatu proyek adalah memegang peranan penting dalam rangka pencapaian sasaran / target yang diinginkan oleh Owner (Pemberi Tugas) dalam pelaksanaan proyek tersebut. Dengan kata lain bahwa dengan adanya Manajemen Konstruksi target dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien serta kualitas yang sesuai dengan rencana (Technical Spesification). Mengingat peranan Manajemen Konstruksi adalah penting dan strategis, maka dalam hal ini Konsultan Manajemen Konstruksi telah mempunyai pandangan dan pemahaman tentang lingkup tugas, tanggung jawab, perangkat, serta produk yang akan diberikan sehubungan dengan pengelolaan proyek. 4.2 Lingkup Tugas Manajemen Konstruksi Pada dasarnya fungsi Konsultan Manajemen Konstruksi adalah memberikan layanan jasa keahlian di bidang Manajemen Konstruksi kepada Pemilik Proyek, dalam hal ini adalah melaksanakan tugas-tugas koordinasi dan pengendalian seluruh kegiatan proyek sejak tahap perencanaan hingga tahap konstruksi, baik yang menyangkut aspek manajemen maupun teknologi dan pengembangan. 4.2.1 Tahap Perencanaan Pada tahap ini, hal-hal yang dilakukan oleh Konsultan Manajemen Konstruksi adalah sebagai berikut : Memeriksa dan mempelajari Dokumen Kontrak atau Hasil Klarifikasi/Negosiasi sebagai dasar dalam melaksanakan pengawasan. Memberikan konsultansi kegiatan perencanaan, yang meliputi penelitian dan pemeriksaan hasil perencanaan dari sudut efisiensi sumber daya dan biaya, serta kemungkinan keterlaksanaan konstruksi. Mengendalikan program perencanaan, melalui kegiatan evaluasi program terhadap hasil perencanaan, perubahan-perubahan lingkungan, penyimpangan teknis dan administrasi atas persoalan yang timbul, serta pengusulan koreksi program. Melakukan rapat koordinasi dengan pihak-pihak yang terlibat pada tahap perencanaan Menyusun laporan bulanan kegiatan konsultansi manajemen konstruksi tahap perencanaan, merumuskan evaluasi status dan koreksi teknis bila terjadi penyimpangan Menyusun laporan dan berita acara dalam rangka kemajuan pekerjaan dan pembayaran angsuran pekerjaan perencanaan. Mengadakan dan memimpin rapat-rapat koordinasi perencanaan, menyusun laporan hasil rapat koordinasi dan membuat laporan kemajuan pekerjaan manajemen konstruksi. Menyusun program penyelenggaraan proyek yang mencakup antara lain : Lingkup pekerjaan proyek Anggaran Biaya Waktu Pelaksanaan Strategi dan Program Pelaksanaan Menyusun jadwal pelaksanaan proyek berupa ”Master Network Planning” dan grafik pembelanjaan proyek (kurva S), yang mencakup seluruh tahapan proyek. Melakukan review dan mengevaluasi hasil perancangan yang dibuat oleh Perencana, antara lain : · Kriteria perencanaan, disiplin Arsitektur, disiplin Struktur, disiplin Mekanikal / Elektrikal, disiplin Interior, dan disiplin lainnya. · Point-point crusial yang mempunyai resiko pelaksanaan relatif lebih tinggi dari seluruh disiplin · Analisa seluruh disiplin ilmu yang terkait untuk melihat pemenuhan batas-batas faktor keamanan yang dilaksanakan. Mengkoordinasikan dan mengendalikan seluruh kegiatan perencanaan, serta memberikan nasehat teknis dan teknologi kepada tim perencana Menyusun dan menyampaikan kepada Owner (Pemberi Tugas) pekerjaan perencanaan disertai dengan saran/rekomendasi-rekomendasi yang perlu, sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan manajemen maupun teknis. 4.2.2 Tahap Pelelangan Pada tahap pelelangan, hal-hal yang dilakukan oleh Konsultan Manajemen Konstruksi adalah : 1. Mempersiapkan dan menyusun program pelaksanaan pelelangan pekerjaan konstruksi fisik 2. Menyusun harga perhitungan sendiri (Owner’s Estimate) pekerjaan konstruksi fisik 3. Bersama dengan Owner (Pemberi Tugas) menyelenggarakan pelelangan pekerjaan konstruksi yang meliputi : · Pra-kualifikasi calon peserta pelelangan · Penyebarluasan pengumuman pelelangan, baik melalui papan pengumuman, media cetak maupun media elektronik · Penetapan dan pembagian paket-paket pekerjaan Konstruksi · Penyelenggaraan rapat penjelasan pelelangan · Penyusunan kriteria evaluasi Kontraktor · Pengevaluasian terhadap usulan kontraktor, dan memberikan rekomendasi kepada Owner (Pemberi Tugas) tentang nominasi calon kontraktor-kontraktor pelaksana. 4. Menyiapkan draft surat perjanjian pekerjaan pelaksanaan konstruksi 5. Menyusun laporan proyek tahap pelelangan 4.2.3 Tahap Konstruksi Pada tahap ini, hal-hal yang dilakukan oleh Konsultan Manajemen Konstruksi adalah sebagai berikut ini : Mengevaluasi program kegiatan pelaksanaan konstruksi fisik yang disusun oleh Kontraktor, yang meliputi program-program pencapaian sasaran konstruksi, penyediaan dan penggunaan tenaga kerja, peralatan dan perlengkapan, bahan bangunan, informasi, dana, program Quality Assurance/Quality Control, dan program Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3). Mengendalikan program pelaksanaan konstruksi fisik, yang meliputi program pengendalian sumber daya, pengendalian biaya, pengendalian waktu, pengendalian sasaran fisik (kuantitas dan kualitas) hasil konstruksi, pengendalian perubahan pekerjaan, pengendalian tertib administrasi, pengendalian kesehatan dan keselamatan kerja. Melakukan evaluasi program terhadap penyimpangan teknis dan manajerial yang timbul, usulan koreksi program dan tindakan turun tangan, serta melakukan koreksi teknis bila terjadi penyimpangan. Memberikan instruksi-instruksi yang perlu kepada Kontraktor dan melakukan serta memberikan petunjuk-petunjuk terhadap pelaksanaan pekerjaan agar benar-benar berlangsung sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam kontrak Memberikan saran dan arahan kepada Kontraktor atas hasil review dokumen Kontraktor antara lain : · Review gambar-gambar dokumen pelaksanaan · Review ketentuan Load Test · Review Spesifikasi Teknis (RKS) · Review Metode Pelaksanaan yang dibuat oleh Kontraktor · Review Jadwal Waktu Konstruksi Fisik (Schedule) Menyusun formulir dan buku panduan untuk dipergunakan sebagai petunjuk umum bagi kontraktor dalam mengusahakan agar pelaksanaan pekerjaan dapat berlangsung sesuai dengan jadwal pelaksanaan (Time Schedule). Melakukan inspeksi dan pemeriksaan atas seluruh daerah kerja dan semua instansi yang mendukung pelaksanaan pekerjaan Melaksanakan penyelidikan analisa laboratorium terhadap material konstruksi dan tanah dasar serta penelitian-penelitian lain yang dilaksanakan atas beban kontraktor untuk memperoleh jaminan bahwa pekerjaan sudah dilaksanakan sesuai spesifikasi Memeriksa rencana kerja kontraktor sehubungan dengan peralatan-peralatan yang dipergunakan, lokasi-lokasi sumber material konstruksi dan menjamin bahwa sifat dan kontrak dari material tersebut adalah benar-benar memenuhi persyaratan dalam spesifikasi Mengendalikan kegiatan konstruksi dengan melakukan pengawasan pekerjaan yang meliputi antara lain : · Mengawasi pelaksanaan pekerjaan konstruksi dari segi kualitas, kuantitas serta laju pencapaian volume / realisasi fisik · Mengusulkan perubahan-perubahan serta penyesuaian di lapangan untuk memecahkan persoalan-persoalan yang terjadi selama pekerjaan konstruksi · Menyusun Berita Acara : persetujuan kemajuan pekerjaan konstruksi untuk pembayaran angsuran, pemeliharaan pekerjaan, serta serah terima I dan II pekerjaan konstruksi · Menyelenggarakan rapat-rapat lapangan secara berkala dan membuat laporan mingguan serta bulanan atas pelaksanaan pekerjaan Manajemen Konstruksi dengan masukan hasil rapat-rapat lapangan, laporan harian, mingguan, dan bulanan pekerjaan konstruksi yang dibuat oleh Kontraktor · Meneliti dan menyatakan persetujuan atas hasil-hasil pengukuran pekerjaan yang sudah diselesaikan dan jumlah biaya yang ditagih oleh Kontraktor, kemudian menyatakan hal ini kepada Pemimpin Proyek, bahwa jumlah tersebut sudah benar dan memenuhi ketentuan-ketentuan dalam kontrak. · Merekomendasikan semua hasil pengukuran volume pekerjaan yang diperlukan untuk pembayaran sementara maupun akhir dengan menggunakan formulir yang lazim digunakan dalam proyek-proyek konstruksi gedung · Mempersiapkan dan menyetujui atau menyampaikan kepada Pemimpin Proyek untuk mendapatkan persetujuan-persetujuan terhadap setiap perubahan (change order), bersama-sama dengan spesifikasi dan gambar-gambar yang diperlukan · Mewakili Owner (Pemberi Tugas) dalam negosiasi dengan kontraktor pada setiap perubahan harga yang mungkin terjadi dan memberikan rekomendsi-rekomendasi yang diperlukan · Menyampaikan laporan kepada Owner (Pemberi Tugas) tentang setiap persoalan teknis dan permasalahan yang mungkin timbul sehubungan dengan kontrak dan memberikan rekomendasi cara penyelesaiannya · Mengevaluasi semua tuntutan mengenai pembayaran tambahan atau perpanjangan yang diajukan kontraktor dan memberikan rekomendasi mengenai hal tersebut kepada Owner (Pemberi Tugas) · Menyelesaikan setiap perbedaan pendapat yang mungkin timbul dengan Kontraktor atau antar Kontraktor, dan memberikan pendapat yang meyakinkan terhadap setiap tuntutan yang mungkin diajukan oleh Kontraktor dengan menyusun laporan-laporan analisa sebagai dasar pertimbangannya. · Memeriksa dan mempelajari dokumen untuk pelaksanaan konstruksi yang akan dijadikan dasar dalam pengawasan pekerjaan di lapangan. · Mengawasi pemakaian bahan, peralatan dan metode pelaksanaan, serta mengawasi ketepatan waktu dan biaya pekerjaan konstruksi · Mengawasi / mengoreksi prosedur pelaksanaan pekerjaan konstruksi dari segi kualitas dan kuantitas bahan bangunan serta pelaksanaannya · Mengumpulkan data dan informasi di lapangan untuk memecahkan persoalan yang terjadi selama pekerjaan konstruksi · Meneliti dan mensahkan gambar-gambar untuk pelaksanaan (shop drawings) yang diajukan oleh Kontraktor. · Meneliti dan mensahkan gambar-gambar yang sesuai dengan pelaksanaan di lapangan (As Built Drawings) sebelum serah terima I. · Menyusun daftar cacat/kerusakan sebelum serah terima I 4.2.4 Tahap Pemeliharaan (sampai dengan serah terima ke II pekerjaan konstruksi) Pada tahap ini, hal-hal yang dilakukan oleh Konsultan Manajemen Konstruksi adalah sebagai berikut ini : Bersama dengan Konsultan Perencana menyusun petunjuk pemeliharaan dan penggunaan bangunan gedung. Memeriksa perbaikan-perbaikan yang harus dilakukan oleh Kontraktor sesuai dengan ”Defect List” (daftar cacat). Kegiatan pemeliharaan dan operasional proyek agar dapat berjalan sesuai dengan rencana Berita Acara penyerahan kedua (terakhir) pekerjaan kontraktor kepada Pemberi Tugas (Owner). Mengevaluasi claim / tuntutan dan force majeure bila ada Menyusun serta memeriksa kelengkapan dokumen Pendaftaran yang terdiri atas : · Foto Copy DIP (Pembiayaan) · Surat Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan · Berita Acara Serah Terima I (Pertama) dan II (Kedua) · Gambar Situasi dan Bestek yang sudah sesuai dengan pelaksanaan (As Built Drawing) · Foto Copy Sertifikat Uji Pemadam Kebakaran dan Penangkal Petir · Foto Copy Diagram Listrik dan pengujian kekuatan instalasi · Foto Copy Tanda Bukti Hak Atas Tanah · Foto Copy Surat IMB, apabila belum ada IMB dapat diganti dengan Surat Keterangan dapat dibangun dari Pemerintah daerah setempat. dimana dokumen-dokumen tersebut diatas digunakan sebagai syarat dalam pengurusan IPB (Izin Penggunaan Bangunan) yang akan diperoleh dari Pemerintah Daerah setempat. Menyusun laporan akhir pekerjaan manajemen konstruksi 5. BAB V STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP) Dalam pelaksanaan proyek, sudah dapat dipastikan akan melibatkan banyak pihak. Disamping Owner (Pemberi Tugas), terdapat pihak lain sebagai pelaksana langsung yaitu para kontraktor, supplier, vendor dan konsultan perencana. Sementara itu ada pihak-pihak yang amat penting peranannya namun tidak terlibat secara langsung, yaitu misalnya : instansi-instansi pemberi izin. Semua hal tersebut di atas memerlukan suatu sistem yang bisa mengatur mekanisme kerja, sehingga secara manajerial proyek bisa berjalan secara efektif dan efisien. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, PT. Gitarencana Multiplan akan membantu Owner (Pemberi Tugas) dalam rangka menyiapkan “Standard Operational Procedure” (SOP). Agar pengoperasian prosedur-prosedur tersebut bisa berlangsung dengan baik, maka akan disediakan diagram alir prosedur-prosedur di lapangan : 1. Tahap Persiapan d. Prosedur Persetujuan Perencanaan Design (P1) e. Prosedur Persetujuan Metode Konstruksi (P2) f. Prosedur Persetujuan Pembuatan Gambar / Material / Alat / Sub-Kontraktor (P3) g. Prosedur Persetujuan Pelaksanaan (P4) h. Prosedur Pemeriksaan Volume dan Mutu Pekerjaan (P5) i. Prosedur Pengendalian Waktu Pelaksanaan (P6) j. Prosedur Pengendalian Biaya (P7) k. Prosedur Persetujuan Berita Acara (P8) l. Prosedur Pembayaran Hasil Pekerjaan (P9) m. Prosedur Perubahan Pekerjaan (P10) n. Prosedur Permohonan Kerja (P11) o. Prosedur Persetujuan & Pengiriman Bahan (P12) p. Prosedur Pembuatan Job Mix Formula (P13) q. Prosedur Pelelangan (P14) 2. Tahap Pelaksanaan Konstruksi Prosedur Sebelum Pengecoran (P15) Prosedur Saat Pengecoran (P16) Prosedur Pekerjaan Bekisting Kolom (P17) Prosedur Pekerjaan Pembesian Kolom (P18) Prosedur Pekerjaan Pengecoran Kolom (P19) Prosedur Pekerjaan Bekisting Balok (P20) Prosedur Pekerjaan Pembesian Balok (P21) Prosedur Pekerjaan Pengecoran Plat/Balok (P22) Selain prosedur-prosedur, dibuat juga format-format standar yang mencakup keperluan-keperluan sebagai berikut : 1. Izin Pelaksanaan Pekerjaan 2. Penyerahan Shop Drawing dan Bahan Material 3. Perubahan Pekerjaan dan Pemeriksaan atas Pekerjaan Yang Harus Diperbaiki 4. Usulan Sub-Kontraktor 5. Usulan Peralatan atau Bahan / Material serta Surat Persetujuannya 6. Pembayaran Kontraktor 7. Pemeriksaan Pekerjaan (formulir review) 8. Izin Cor dan Pemeriksaan Mutu Beton 9. Daftar Cacat 10. Pelaporan (harian, mingguan, dan kemajuan pelaksanaan) 11. Rapat Koordinasi ( formulir undangan rapat, daftar hadir dan risalah rapat ) 12. Berita Acara (klarifikasi/negosiasi, pemeriksaan penyelesaian pekerjaan tambah/kurang atau perubahan, pemeriksaan akhir pekerjaan untuk serah terima I, penyerahan pertama pekerjaan, serta penyerahan kedua pekerjaan). Prosedur-prosedur dalam proyek dapat dilihat pada lampiran diagram alir serta formulir-formulir format SOP dapat dilihat di lampiran format SOP. 6. BAB VI SISTEM PELAPORAN 6.1 Umum Semua presentasi, laporan-laporan dan dokumentasi akan disampaikan kepada pihak-pihak yang terkait dalam isi yang jelas, padat dan dibuat serta ditandatangani oleh personil-personil yang kompeten dan bertanggungjawab untuk melakukan itu. Berbagai jenis laporan dan dokumen yang akan dibuat dan disampaikan sebagai kewajiban yang disebutkan dalam kontrak antara lain sebagai berikut : Rencana Awal Konsultan (Inception Plan Report) Laporan Bulanan Konsultan (Monthly Consultant Report) Laporan Harian dan Mingguan Proyek (Daily and Weekly Project Report) Laporan Kemajuan Bulanan (Monthly Progress Report) Laporan Pelaksanaan Proyek (Project Execution Report) Laporan Koordinasi Proyek (Project Coordination Report) 6.2 Laporan Harian Laporan Harian ini dibuat setiap hari oleh Petugas Pengawas Harian lapangan berdasarkan data-data yang diperoleh dari Pemborong dan kenyataan di lapangan. Laporan ini ditandatangani oleh Pengawas Harian dan Pelaksana Pemborong dan dibuat 4 (empat) rangkap untuk Konsultan Manajemen Konstruksi, Kontraktor, Pengelola Teknis Proyek, serta Pemimpin Proyek. 6.3 Laporan Mingguan Laporan Mingguan yang disusun secara berkala setiap minggu selama masa pelaksanaan pekerjaan Pengawasan mencakup : a. Posisi Realisasi Pembayaran dan kemajuan pelaksanaan pekerjaan dibandingkan dengan rencana kerja dan jadwal waktu pelaksanaan (S-Curve). b. Tindakan koordinasi, sasaran, koreksi teknis pada masa persiapan dan pelaksanaan pekerjaan. c. Evaluasi terhadap waktu pelaksanaan pekerjaan antara lain meliputi : 1. Sebab terjadinya keterlambatan disertai sasaran mengenai upaya yang harus dilakukan untuk menanggulangi keterlambatan yang telah terjadi. 2. Kemungkinan akan terjadinya keterlambatan disertai saran mengenai upaya yang harus dilakukan untuk mencegah terjadinya keterlambatan. 3. Time Schedule dan Network Planning penyelenggaraan pekerjaan yang mencakup sumber-sumber daya pada masa persiapan pelaksanaan pekerjaan dan pemeliharaan. d. Pekerjaan tambah atau pekerjaan kurang yang terjadi selama minggu yang bersangkutan. e. Masalah-masalah teknis yang terjadi selama minggu yang bersangkutan disertai saran mengenai pemecahannya. f. Surat Masuk dan Surat keluar sehubungan dengan pelaksanaan pekerjaan selama minggu yang bersangkutan. g. Foto-foto, gambar-gambar sesuai dengan yang dilaksanakan dilapangan (As Built Drawing). h. Rencana pelaksanaan untuk minggu berikutnya. i. Rekapitulasi/ikhtisar dari : 1. Jumlah tenaga kerja 2. Bahan-bahan yang masuk yang diterima atau ditolak 3. Jumlah pemakaian bahan 4. Keadaan Cuaca dan lain-lain yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan dalam minggu yang bersangkutan. j. Hasil-hasil Rapat Lapangan yang diadakan selama minggu yang bersangkutan, yang diserahkan Konsultan Manajemen Konstruksi kepada Pemberi Tugas selambat-lambatnya pada Rapat Minggu berikutnya. 6.4 Laporan Bulanan Konsultan Laporan ini memuat kegiatan-kegiatan konsultan selama periode (bulan) yang berjalan dan rencana-rencana konsultan untuk periode (bulan) berikutnya : Seluruh kegiatan konsultan yang telah dilaksanakan pada setiap macam tugas Rencana kegiatan konsultan untuk periode yang akan datang Jadwal penugasan personil Konsultan yang sesuai dengan kenyataan (Actual Manning Schedule) Status remunerasi personil Konsultan Masalah-masalah yang dihadapi dan rekomendasi konsultan Dan lain-lain hal yang dipandang penting Laporan-laporan periodik ini akan mengindikasikan tingkat kemajuan program yang terbagi dalam beberapa komponen pekerjaan. Dalam laporan ini memuat pula hal-hal yang patut diperhatikan tentang informasi yang memadai pada tiap-tiap sequence dari setiap kegiatan pada pelaksanaan bidang-bidang tertentu serta hasil pemantauan dan penilaian terhadap jadwal pelaksanaan yang menggambarkan tentang kemajuan fisik dan penyimpangan waktu baik pada pelaksanaan konstruksi / instansi maupun layanan lainnya. Selanjutnya laporan ini akan memberikan identifikasi tentang masalah-masalah yang kritis berikut langkah-langkah penyelesaiannya, beberapa milestone yang penting-penting dan demikian pula saling keterkaitan antar komponen khusus. Dokumentasi akan dikaitkan pada hal-hal, baik yang bersifat pelaksanaan teknis maupun administratif dan keuangan. Perkembangan keadaan-keadaan yang bisa membawa pengaruh atau memberi dampak terhadap mulusnya pelaksanaan sehubungan dengan upaya pencapaian program akan diberikan penekanan-penekanan. Termasuk pada laporan ini ialah : Program pencapaian bulanan Perbandingan antara rencana dan pelaksanaan aktual Evaluasi proyek secara keseluruhan pada periode berjalan 6.5 Laporan Penyelesaian Akhir Laporan penyelesaian akhir berisi informasi lengkap tentang telah diselesaikannya seluruh kegiatan proyek sesuai dengan persyaratan kontrak pada saat proyek dinyatakan berakhir. Konsultan akan menyampaikan laporan evaluasi menyeluruh tentang semua pencapaian target dan penilaian akhir terhadap kinerja termasuk di dalamnya berupa rekomendasi yang perlu ditindaklanjuti. Laporan ini dibuat 5 (lima) rangkap untuk Pemimpin Proyek/Arsip, Lapangan/Konsultan Manajemen Konstruksi, Pemberi Tugas, Kantor Pusat Konsultan Manajemen Konstruksi serta Kontraktor. 6.6 Laporan Kemajuan Pekerjaan Laporan ini dibuat secara periodik dan digunakan sebagai Lampiran Berita Acara kemajuan pekerjaan untuk mengajukan Angsuran Pembayaran Pemborong. Ditandatangani oleh Manajer Proyek Konsultan Manajemen Konstruksi dan Manajer Proyek Kontraktor serta disahkan oleh Pengelola Teknis Proyek, dibuat 5 (lima) rangkap untuk Pemimpin Proyek, Arsip Lapangan/Konsultan Manajemen Konstruksi, Pemberi Tugas, Kantor Pusat Konsultan Manajemen Konstruksi serta Kontraktor. Apabila diperlukan untuk Lampiran Berita Acara Kemajuan Pekerjaan untuk penagihan angsuran pembayaran, maka harus dibuatkan tambahan sebanyak keperluan tersebut. 6.7 Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan dan Pembayaran Konsultan akan memberi bantuan kepada Owner dalam proses penerbitan Berita Acara penyelesaian pekerjaan dan pembayaran setiap kontraktor. Sehubungan dengan ini, kami akan menyiapkan semua dokumen / informasi yang diperlukan untuk menunjang proses tersebut : Pengecekan BQ Hasil-hasil uji terima Laporan penyelesaian pekerjaan Informasi-informasi lain yang diperlukan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan ini dibuat sebagai persyaratan telah selesainya pekerjaan untuk penyerahan kesatu dan kedua. Dibuat oleh Konsultan Manajemen Konstruksi dan disahkan oleh Pengelola Proyek, dibuat sebanyak sesuai keperluan untuk Konsultan Manajemen Konstruksi, Kantor Pusat Konsultan Manajemen Konstruksi, Pemimpin Proyek, Pengelola Proyek, Pemborong, Lampiran Berita Acara Penyerahan Pekerjaan yang dibuat antara Pemborong dengan Pemimpin Proyek serta Konsultan Perencana. 6.8 Rapat Koordinasi Agar fungsi koordinasi selama berlangsungnya proyek bisa berjalan dengan baik, maka kami akan selalu hadir dalam rapat-rapat koordinasi yang diselenggarakan Owner secara periodik. Konsultan Manajemen Konstruksi akan bertindak selaku penengah (mediator) antara Owner dengan para kontraktor, yaitu dalam hal penyelesaian terhadap berbagai persoalan yang muncul pada rapat-rapat tersebut dan memperlancar kegiatan-kegiatan proyek. Apabila dikehendaki, akan disiapkan risalah dan Berita Acara rapat tersebut setelah ditandatangani oleh para peserta rapat, kemudian disebarkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. 6.9 Bagan Sistem Pelaporan dan Berita Acara NO. JENIS LAPORAN / B. A AKTIVITAS PP TDA KMK K KP 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Laporan Harian Laporan Bulanan Laporan Kemajuan Surat Perintah Perubahan Berita Acara Serah Terima I Lampiran Berita Acara Serah Terima I Berita Acara Serah Terima II Pembuat Menyetujui Tembusan Pembuat Tembusan Pembuat Evaluasi Menyetujui Tembusan Pembuat Konsultasi Menyetujui Tembusan Pembuat Menyetujui Tembusan Pembuat Menyetujui Tembusan Rekomendasi Tandatangan Mengetahui Tembusan X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X ID KETERANGAN PP TDA KMK K KP Pimpinan Proyek Teknik dan Administrasi Konsultan Manajemen Konstruksi Kontraktor Konsultan Perencana DIAGRAM ALIR HUBUNGAN ANTARA SUPPLIER DENGAN KONSULTAN MANAJEMEN KONSTRUKSI DAN OWNER (PEMBERI TUGAS) CLIENT PROJECT DIRECTOR PROJECT MANAGER PRIME CONSULTANT / CONTRACTOR CONSULTANT SUB CONTRACTOR CONSULTANT / SUPPLIER / VENDOR PURCHASER SUPPLIER/VENDOR APPROVAL PREPARATION FOR APPROVAL REQUEST -------------------------------------------------------------------------------- [1] Goldhaber, 1977 [2] Barrie and Paulson, 1992 [3] Goldhaber, 1977 [4] Barrie and Paulson, 1992